11.03.2021

Vorstandsassistenz (m/w/d)

Leibniz-Institut für Astrophysik Potsdam (AIP)

Das Leibniz-Institut für Astrophysik Potsdam (AIP), eine 1992 gegründete Stiftung des bürgerlichen Rechts des Landes Brandenburg, ist eine von Bund und Ländern geförderte Forschungseinrichtung der Leibniz-Gemeinschaft. Das Institut widmet sich der Grundlagenforschung im Bereich der Astronomie und Astrophysik, verbunden mit der Entwicklung von astronomischer Instrumentierung und von modernen Informationstechnologien. Der Forschungsauftrag wird regelmäßig im Rahmen großer nationaler und internationaler Kooperationen wahrgenommen. Am Standort in Potsdam-Babelsberg arbeiten derzeit ca. 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur Unterstützung des Vorstandsbereichs des AIP eine

Vorstandsassistenz (m/w/d)

Ihre Aufgaben

  • selbstständige Organisation des Vorstandssekretariats und der Korrespondenz
  • kompetente Unterstützung des Vorstandsbereichs im operativen Tagesgeschäft
  • Erledigung administrativer Aufgaben sowie allgemeiner Assistenztätigkeiten
  • Unterstützung bei der Planung, Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen und Besprechungen 
  • Unterstützung bei der Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Berichten und fristgerechte Bereitstellung relevanter Unterlagen
  • Terminmanagement und Organisation von Sitzungen sowie Protokollführung 
  • Reise- und Unterkunftsplanung, Buchung und Abrechnung, auch für internationale Gäste
  • Organisation von Workshops und Tagungen inkl. Budgetverwaltung
  • Empfang und Bewirtung in- und ausländischer Gäste
  • Unterstützung bei Stellenausschreibungen und Bewerbungsabläufen
  • Beschaffungen und die damit verbundene Rechnungskontrolle
  • Mitarbeit bei hausinternen Projekten und Sonderaufgaben

Ihr Profil

  • abgeschlossene Ausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen Bereich und einschlägige Berufserfahrung im Bereich Assistenz bzw. Sekretariat, idealerweise auf Leitungsebene
  • Korrespondenzsicherheit und sehr gute sprachliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
  • Versierter Umgang und sehr gute Kenntnisse der Microsoft-Office-Programme
  • Erfahrung bei der Planung, Organisation und Betreuung von Veranstaltungen
  • hohes Maß an Selbstständigkeit und Organisationstalent
  • strukturierte Arbeitsweise, Flexibilität, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit

Das bieten wir:

  • eine modern gestaltete Arbeitsumgebung; das Büro ist räumlich großzügig, sehr gut ausgestattet und mitten im Weltkulturerbe gelegen
  • eine offene und kollegiale Arbeitsatmosphäre
  • eine flexibel gestaltbare Arbeitszeit
  • gute Möglichkeiten der internen und externen Schulung
  • eine attraktive Bezahlung, abhängig von den tariflichen Voraussetzungen (Berufserfahrung und Fachkenntnisse), sowie die Sozialleistungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TV-L) inkl. der Betriebsrente VBL mit Erwerbsminderungs- und Hinterbliebenenversorgung sowie einen Zuschuss zum Jobticket

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen. Bewerbungen, die vor dem 15. April 2021 eingehen, werden in vollem Umfang berücksichtigt. Spätere Bewerbungen können jedoch bis zur Besetzung der Stelle berücksichtigt werden.

Chancengleichheit ist integraler Bestandteil der Personal- und Organisationsentwicklung am AIP, deshalb ist die Bewerbung von Männern und Frauen gleichermaßen erwünscht.

Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher fachlicher Eignung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt.

Ihre Bewerbungsunterlagen werden mindestens bis drei Monaten nach Abschluss des Besetzungsprozesses aufbewahrt. Im Regelfall werden Ihre Unterlagen einer Auswahlkommission sowie den zu beteiligenden Gremien und Funktionsträgern und Funktionsträgerinnen zur Verfügung gestellt.

Bitte richten Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive der Nachweise zu einschlägigen Erfahrungen und Kenntnissen passend zum Aufgabenprofil bevorzugt elektronisch (in einem pdf) an bewerbung_2021-11(at)aip.de.

Kontakt:

Leibniz-Institut für Astrophysik Potsdam (AIP)

Prof. Dr. Matthias Steinmetz

An der Sternwarte 16

14482 Potsdam

www.aip.de